3,120頁という膨大なカタログを何度も人の目で確認

大田さん　同社では、週ごとに発行される膨大なカタログ制作において、校正作業のアナログなフローと、目視チェックによる精神的な負荷に大きな課題を抱えていました。以前は、年間3,120頁といった膨大な量のカタログを印刷し、社内外の5〜6部署へ紙で回覧していました。通販カタログは誤表記が許されないため、何度も人の目で確認していましたが、見落としてはいけないという精神的なプレッシャーは非常に大きかったですね。

丸山さん　各部署からバラバラに戻ってくる修正指示を1枚の紙に手作業で取りまとめる作業自体にも、膨大な時間と手間がかかっていました。手作業ゆえに転記漏れやヒューマンエラーがどうしても発生してしまい、確認に追われる毎日でした。

オンライン校正ツールの導入にあたり、印刷業界のイベントや取引先へもヒアリングを行い、動向を踏まえた上で3社に絞り込みました。トライアルを実施した結果、最終的に選んだ理由は圧倒的な『使い方の簡単さ』です。 社内にはITツールに慣れた世代もいれば、なじみにくい世代もいます。他社ツールの中には多機能なものもありましたが、140人規模の全員がすべての機能を使いこなすのは難しいと感じました。本当に必要な機能だけに絞り込まれていて、視覚的に直感で操作できると感じたのがBrushupだったんです。

大田さん　当社はWindows主体で業務を行っているため、普段使っているPDFやマウス操作に近い感覚で操作できる点も、現場への親和性が高かったですね。

丸山さん　専用の環境を構築しなくても、ブラウザ上で手軽に操作できるのも大きなポイントでした。私たちの目的は多人数の校正を一箇所に集約することです。だからこそ、堅苦しい業務システムではなく、日常的なコミュニケーションツールに近い感覚で使えるBrushupが、最も目的に合っていました。

「自動表記チェック」で、目視の負担を軽減し精度を向上

大田さん　特に導入後に大きな効果を発揮しているのが、自動表記チェックです。人の目による確認にはどうしても限界があるため、自動表記チェック機能を活用し、システムによるエラー検知の仕組みを構築しています。『女性』など性別を限定する表現の除外など、弊社独自の禁止用語や表記ルールを約400語ほど辞書登録し、自動で弾くようにしました。

丸山さん　これまで目視で照らし合わせていたものが自動化されたことで、確認漏れがなくなり、担当者の精神的な負担も大きく軽減されました。自動で誤表記をチェックしてくれるのは本当に心強いですね。

シンプルな「差分検出機能」で過去履歴の確認時間を大幅削減

丸山さん　さらに、手作業のアナログフローで大きなハードルとなっていた「過去バージョンとの変更箇所のすり合わせ」も、Brushupの導入でスムーズになりました。

丸山さん　これまでは、過去の変更履歴をわざわざ整理しなければならず、本当にやりたい本題のすり合わせに入るまでに膨大な時間がかかっていました。

大田さん　Brushupの『差分検出機能』を使うことで、そうした変更履歴の確認が即座にできるようになりました。直感的に差分が追えるシンプルさが現場に合っています。

社内140人。ITリテラシーに関係なく、直感的に使いこなせるシンプルさ

大田さん　導入前に懸念していた社員間の『ITリテラシーの差』ですが、実際にはまったく問題になりませんでした。最初は画面の操作に戸惑う姿も見られましたが、基本的には同じ動作の繰り返しなので、全員が慣れるのは本当に早かったです。むしろ、使い勝手の良さを実感したことで、『これまでの紙の回覧がどれだけ面倒だったか』に気づくスピードのほうが早かった印象ですね。

丸山さん　現在、IDを発行している対象は社内で140人ほどになります。全員が毎日使うわけではなく、自分の担当箇所が回ってきたときだけ使う人も多いのですが、久しぶりにログインしても直感的に使いこなせるこの『シンプルさ』は、まさに期待どおりでした。 また、これだけの人数がいてもアカウント管理が非常に簡単で助かっています。人事異動や役割の変更があった際も手間なく設定を変更できますし、ゲストユーザーを追加したり、アクセスを停止したりする操作もワンクリックで完結できるのは大きなメリットです。

大田さん　各部署からの修正指示がBrushup上に自動で集約されるようになったことで、あの果てしない取りまとめの時間が丸ごとなくなり、手作業による転記ミスも完全に防げるようになりました。システム上で誰がいつ、どんな指示を出したか、の履歴が残るため、言った・言わないのトラブルもなくなりました。

丸山さん　印刷や紙の原稿を探す手間、郵送コストなども削減され、トータルで約15%の作業時間を削減できたと実感しています。