7年前は紙の台帳と手書きの赤入れで広告審査

宮田さん　今考えると信じられないほどアナログなのですが、以前はずっと紙媒体で審査をしていました。私たちがまだ入社する前の話なのですが、当時は紙の台帳で管理をして、そこに手書きで赤入れをしていたそうです。でも、次第に広告の件数が増えてその運用では耐えきれなくなりました。チェックのために紙を各部署に回して確認していくという状態を解消するために、Brushupを導入したと聞いています。

熊谷さん　読み取りにくい手書きのコメントが入っていたり、一度修正した内容が意図せず元の状態に戻ってしまったりといったことも、たくさんあったのではないかと思います。紙媒体だとファイリングも大変だったでしょうし、ツールがないままでは膨大な量に対応しきれない状況だったはずです。

宮田さん　誰がボールを持っているのかが不透明な状況でもあって、常にバタバタしていたと聞いています。

決め手は、従来のアナログな承認フローをそのままシステムに乗せられたこと

宮田さん　Brushupを選んだポイントは、広告の審査ステップを自由にカスタマイズでき、コミュニケーションを取りながら、そのまま承認ツールとしても機能する点と聞いています。もともとメールや紙で各部署の承認を取りながら進めていく形式をとっていたので、それをシステム上でそのまま再現できることが決め手になったようです。

熊谷さん　当時は、校閲機能と承認機能の両方を兼ね備えたシステムがあまりない状況で、その中でも当社の要件に合っていたのがBrushupだったと聞いています。

広告件数は数年で1.5倍に。関係者が増えてもスムーズに運用

熊谷さん　ここ数年で広告の件数はかなり増えており、肌感で1.5倍にはなっていると思います。

宮田さん　広告審査にかかわる営業やブランドの関係者は年々増え、これに伴いBrushupの全体のアカウント数も増えています。それに対して法務の担当者は変わらず2名で対応できています。 

熊谷さん　今の状況を考えると、Brushupなしでは到底対応できなかったと思います。

宮田さん　非常に多くの部署が関わっていますが、システム自体が直感的に操作できるので、使い方のレクチャーはほとんどしていません。Brushupの運用の窓口となり、非常に多くの部署とやりとりをしていますが操作について質問を受けたことは一度もなく、社内ルールとしてどういう順序で回すかといった運用について説明するだけで充分です。

熊谷さん　組織が大きくなるにつれて、社内で自然に横展開されていった感じです。説明会を開くといったこともなく、現場の負担なしで広がっていきました。承認ツールとしてしっかり根付いているからこそ、スムーズに広がったのだと思います。

広告審査をブランドと部署単位に分けて、機密性を確保

宮田さん　Brushupでは広告を細かくカテゴライズできるため、セキュリティ面でも助かっています。 
広告審査をブランドごと、さらには部署ごとに分けることで権限管理できるのは大きいです。

熊谷さん　新商品などの機密情報を扱うため、信頼できるシステムであることは非常に重要です。

宮田さん　Brushupを使った広告審査のマニュアルもBrushup上に格納しています。そうすることで、広告審査の承認フローやBrushupでの広告審査の運用方法など、広告審査に関わる情報を、Brushup内で全て完結するようにしています。 

7年分の蓄積データの活用も視野に。良き相談パートナーがいる安心感

宮田さん　今は各部署にスムーズに広告審査を回す使い方がメインですが、実務としての審査そのものを高度化する観点でも使っていけたらと考えています。

熊谷さん　色々な部署がコメントを残しているので、そのコメントを集約・活用できれば、みんなの審査がよりスムーズになるのではないかと感じています。過去の知見を学習させるようなイメージですね。7年間で蓄積された膨大なデータを、ぜひ形にしていきたいです。

宮田さん　Brushupの方には、ちょっとしたことでも、メールや打ち合わせで何度も相談させていただいています。新機能が出るたびに「これはどう使うのですか」と聞いたり、15分くらいの短い打ち合わせで迅速に対応していただいたりと、信頼関係があるので、安心して使い続けられています。