社内各所から販促物の制作依頼が集まるハブ的存在

私たちが所属しているのが、インテリア事業部の商品企画課なのですが、主な役割は２つあり、新製品、プライベートブランドなどの企画・開発と、チラシ・リーフレット・商品PR動画などの販促物制作を通じて営業担当者の活動を支援することです。インテリア事業部なので、インテリア機器に関わるものが多いのですが、過去にデザイン制作の中心を担っていた名残から、ソーラー事業や食品機器、畳縫製システムなど他事業部からのチラシ制作依頼もあります。

ファイルの対応形式の豊富さが決め手に。グラフィックも動画も、ひとつのツールで

現在、3名で年間およそ100件の案件を進行していますが、Brushup導入前の校正プロセスは非常にアナログでした。各地の営業所から依頼を受けて販促物を制作する際は、PDFを一度印刷し、手書きで修正指示を記入。その後、再度PDF化してメールに添付して送付する――そんなやりとりが常態化していました。案件数が多いため、必然的にコミュニケーションコストがかさみ、効率化が大きな課題となっていました。

動画の校正にも手間がかかっていました。動画を視聴してもらい、Excelファイルに「何秒の箇所をこのように修正する」といった指示をまとめて書き込み、突き合わせて修正するという形をとっていたため、コミュニケーションコストがかかることはもちろんですが、校正プロセスも非常に煩雑でした。

社内でのDX化推進を背景に、オンラインで校正ができるツールの導入を検討し始めました。その中でも特にBrushupは、AIデータ（Illustratorファイル）をそのままアップロードできること、そして複数人で動画の校正ができる点が大きな魅力でした。当部では制作物の種類が多岐にわたり、グラフィックと動画の両方の校正が同じツールでできることが必須でした。そのため、他のオンライン校正ツールと比較して、さまざまなファイル形式に対応している点が決め手となりました。

校正作業が格段に効率化。反発なく現場に浸透したBrushup

Brushup導入により、手書き修正のための印刷の手間や、メールでのやりとりが不要になったことで、校正業務の効率が向上しました。定量的にも、紙の印刷枚数が大幅に減少しています。

動画の校正も大きく改善されました。動画を再生しながら画面上でタイムコードを確認し、修正指示を直接書き込めるようになったことで、Excelファイルでのやりとりが不要になり、校正作業が格段に効率化されました。また、共有フォルダでの動画ファイルのやりとりも不要となり、すべてのやりとりがBrushup内で行える点は大きなメリットです。

Brushupは基本的に社内でのやりとりに使っていますが、まれに外部とのやりとりが発生した際も、ゲストアカウントが発行できるのでとても助かっています。

驚いたのがBrushupを導入してから一度も社内からクレームがないことです。手書きの方が早いといった反発も懸念していたのですが、実際には、招待メールからユーザーが自力で設定・確認し、コメントを書き込んで戻してくれるケースがほとんどでした。 特にレクチャーをしなかったのですが、操作に関する問い合わせもなく、校正作業がスムーズに進行しました。誰でも直感的に操作できる点も魅力だと思います。

多忙な商品企画課を支え、今では社内に欠かせないツールに

現在、特にインテリア事業部の九州、西日本、大阪、横浜の4つの営業所で頻繁に活用されています。遠隔地とのやりとりもツール上で完結するため、業務は格段にスムーズになりました。社内の関係者にもすっかり定着し、今ではなくてはならないツールとなっています。

商品企画課ではこれまで制作業務に追われていましたが、校正作業の大幅な効率化とコミュニケーションの改善によって、企画業務にもしっかり時間を割けるようになりました。

特に改善点などは見当たらないのですが、まだまだ限られた機能しか使っていないので、あらためて新機能や便利な使い方などレクチャーいただき、さらなる業務効率化を目指していきたいと思います。