約80ファンドの販売用資料を作成・更新、年間900件近いコンテンツ制作

当部署では現在約80本の投資信託（ファンド）の販売用資料を作成するとともに、これらのファンドへの理解をさらに深めていただくための補助資料、商品ごとのレポート、動画、個人投資家の方への投資啓蒙コンテンツなどを制作しています。

定期・不定期の資料や動画などを含めると、チームでは年間900件近くのコンテンツを作成しています。現在はチームメンバー全員にBrushupのIDを付与して各種業務を行っています。

生産性向上にもミス防止にも必ず役立つと確信して社内へアピール

Brushup導入前は主にOutlookメールで制作のやり取りを行っていたため、膨大なメールとデータが飛び交う中、当人宛の依頼事項などが埋没してしまう事象が散見されました。自分が送ったメールが読まれたかどうかも判断できず、結局対面で「見てください」とお願いするような手間も発生していました。

その解決策として前任者が一度、オンライン校正ツールとしてBrushup導入を検討したことがあります。そのときは社内で了承が得られませんでした。私は業務引継の際、初めてBrushupの存在を知ったのですが、実際に触ってみて「これは生産性向上にもミス防止にも必ず役立つツール」と確信して、再び社内へ導入に向けての働き掛けを始めました。

プラス材料は、スケジュール管理・制作一元化・費用感

まず第1にBrushupなら個人と全体、どちらのスケジュール管理も容易です。案件には1週間で完了できるもの、2、3カ月かかるものなど多岐に渡ります。Brushupなら期日を可視化できるので担当者本人も管理者も負担の軽重が一目で分かり、円滑な業務運営が可能になります。

第2にすべての制作物の校正がBrushup上で完結可能です。社内サーバーに負担をかけず、クラウド上のスレッドの画面に直接指示を書けるので、作業負担と時間の大幅削減ができます。

第3に手頃な金額感も決め手の一つになりました。何かを改善するためには、新しいものを導入するのは大きな契機だと思います。「まず始めてみよう」という決断がしやすいところもポイントでした。

デモ画面でBrushupを利用した時から、「チーム運営上も大きな効果がある」と確信していましたので、社内での再検討時はこの点を強調しました。実際、導入後はこれらの点をしっかり実現できています。

社内コミュニケーションが活性化、品質向上にもつながる

実は、Brushupを使い始めてから私が予測していなかった効果が2つあります。それは社内コミュニケーションの活性化と品質向上です。

当チームでは、1案件につき3〜4名のメンバーが携わります。作成担当者は案件ごとのスレッドでチャットや原稿の更新を行いますが、Brushup導入前と比べて気軽に意見を出しやすくなり、お互いの考えを理解しながら案件を進行するケースが増えました。ベテランから業務経験の浅いメンバーへのアドバイスも自然に生まれています。メールを使っていた頃は全員が宛先に入っており、気兼ねがあったのかもしれません。

また、Brushupの操作に長けたメンバーが自発的にさまざまな使い方を発見し、周囲と共有する空気が生まれています。私自身、ツールの導入だけでここまでの効果が得られるとは正直予想していませんでした。

品質向上につながったのは、作業効率化と活発な交流によって内容を吟味できる時間が増えたからだと考えています。例えば、動画制作においてはクラウド上に動画データを保存することでスムーズに再生・確認を行えるようになったことに加え、画面上で直接指示ができるため、修正指示のストレスが減ったと喜ばれています。文字情報がメインの資料においても、「差分検出機能」によって新旧の比較を容易に行えるので、大きな効果があります。

「ミスが許されない作業」の気苦労が減った

弊社が扱う商品は元本割れリスクを伴う投資信託であるため、投資判断に影響を与える箇所を中心に、記載事項の間違いは許されません。特に数値などの校正は非常に神経を使う作業ですが、Brushup導入後は大きく助けられています。

以前は案件が完了次第、手作業でExcel上のステータスを更新していました。しかし今はBrushup上でステータスを変更することで、Brushup上の同一グループのメンバーであれば、同じ情報を共有することができます。さらに、自分宛に通知が届けば、実行すべき作業を忘れるということも削減できます。各案件の進捗把握、案件進行中のやり取りなどを一元管理できるのは、管理職の立場として非常に有益だと考えています。

Brushup導入による数値面での効果は判断が付きにくいものの、日常業務での小さな気苦労や心理的負担の解消など数値では測れない効果が多数あります。同じ部署内の他チームでもBrushupの利用が始まっており、今後は一緒に仕事をしている他部署、外部のビジネスパートナーにも有効性を伝えて、さらなる生産性向上を図っていきたいと思っています。