メール・スプシが生む監修の「あるある課題」

Brushup宗形（以下、宗形）　まずは監修現場の「あるある課題」から。会場のみなさんも「わかる」と感じたら、ぜひ拍手をお願いします！さっそくですが...「最新版」のゲシュタルト崩壊！最新ファイルがどれかわからなくなる、、、中谷さんいかがですか？

フジテレビジョン中谷さん（以下、中谷さん）　ファイル名問題、もう、頻繁に起こっています……。メールの件名の付け方は人によってそれぞれなので、過去のメールを遡っても全くヒットしないんです。「あのメールを探す」という行為だけで、ひと仕事になってしまいます。

マイシアターD.D.石原さん（以下、石原さん）　弊社も日々メールを通じて、ファイルが沢山来るので、ファイル名が「最終の2」と継ぎ足されていたり、ファイル名が枝番で「_Re」「_ReRe」「_ReReRe」と伸びていったり。結局どのファイルを使えばいいのか、確認するだけで膨大な時間が溶けていくんですよね。

中谷さん　そもそも監修業務以外のメールも大量に届くので、「最新のやりとりがどれか」を探すところからコストがかかるんですよね。

宗形　みなさん、激しく共感されていますね（笑）。
続いてのあるあるは、「文字だけの修正指示」。もはや場所当てクイズですよね？

石原さん　そうなんです！「上から3つ目のキャラクターを修正してください」と書かれていたとしても、受け取った側から見たら2つ目の可能性もあります。念のため「このキャラクターで相違ないですか」とメールで確認して、返信を待って……。

中谷さん　わかりますね、、、私は動画の制作に関わることが多いのですが、メールだと「何分何秒の、何をどのように」と長い文面になりやすくて。書くほうも、修正指示を読み解くほうも、ひと苦労でした。

宗形　もう一方の主役が、スプレッドシートです。中谷さんが実際に使用されていた管理表を見せていただきましたが、生々しいですね……。おふたりとも、苦笑いですね。

▼中谷さんが実際に使用していたスプレッドシート

石原さん　案件管理はスプレッドシート、納期管理はモニターに付箋をペタペタ貼るというアナログな状況でした。

中谷さん　ビジュアルがないので一覧で見ても確認したい依頼内容と、ファイルが紐付かないので時間がかかります。優先度も、ぱっと見ただけではわからなくて。優先度の欄を更新するためだけの作業が発生していました。

石原さん　「更新することが仕事」になっていて、生産性が下がっていますよね。

中谷さん　そうですね。スプレッドシートは誰かの操作ミスで必要な情報が消えてしまうと全員に波及するので、思い返すとリスクの高い運用だったなと気づかされます。

Brushup導入の決め手と変化

宗形　数々の「あるある」を、おふたりはいかに乗り越えたのか。まずは、Brushup導入の決め手から伺えますか？

石原さん　Brushupを知ったのは2年ほど前に参加したとあるイベントです。さまざまな企業が自社のツールを紹介するブースを出展していて、たどり着いたのがBrushupさんのブースでした。

宗形　懐かしいですね、ありがとうございます。

石原さん　実は別のブースでほかの企業さんのツールも説明を受けたのですが、どれも扱いづらい印象があり……。しかしBrushupはデモのUIが直感的で、制作現場に浸透するイメージがわきました。

中谷さん　私もシンプルで直感的なUIに惹かれました。新しいツールを導入する際はどうしても社内から抵抗感が出るものです。しかしiPhoneが説明書いらずですぐに使えるように、BrushupのUIはシンプルで自然にだれでもなじめそうでした。

石原さん　機能面はもちろん、費用面でも他社より優位だったので、デメリットが見当たらなくて。社内に展開した比較資料では、Brushupをおすすめに挙げました。

▼石原さんが実際に提出した資料

中谷さん　それから、システムの向こうにいるBrushupのみなさんの対応の温かさも大きな決め手です。困ったことを質問するとすぐに打ち返してくださるので、いつも助かっています。

宗形　嬉しいお言葉、、、ありがとうございます！それではBrushup導入前と実際に何が変わったのか。まずは機能面から、いかがでしょうか。

中谷さん　ステータス管理機能が本当にありがたいです。メールでステータス管理はできないですし、スプレッドシートでは工数がかかります。しかも、案件の概要、サムネイル、案件の未完了・完了、が一覧でパッと見てわかるのもいいですね。

石原さん　アートワークの監修以外にもメールは山ほど来るので「Brushupを見ればアートワークはまとまっている」状態が、とにかく楽です。それから誰に見せる、見せないといった閲覧権限を管理できるのも大きいですね。

中谷さん　そうですね。アニメは解禁情報が細かいので、だれに何を見せるかをコントロールできる権限管理は、本当に大事なんです。

石原さん　期限の管理機能も活用しています。ステップごとに期限が見えて、ガントチャートでも管理できるので、同時に動いている案件の全体像がつかめます。ほかにも、初校と再校の差分を自動で出してくれる機能や、Excelとの自動照合も、チェック漏れを防ぐのに重宝しています。

「余白」を業界標準に｜目指す次のステージ

宗形　効果は、機能だけにとどまらないと伺いました。コミュニケーション全体が変わったそうですね。

石原さん　中谷さんから「お世話になりますは、もうやめましょう」と言っていただいたのが画期的でした。以前はメールで「お忙しいところ恐れ入ります」に始まり、終われば「監修ありがとうございました」と返す往復がありました。一回ずつはわずかな差でも、塵も積もれば、ですよね。完了ステータスになったことで監修OKと伝わるので、定型文を書く必要はなくなりました。

中谷さん　わたしとしては、挨拶メールから脱却できた時点で「勝ち」だなと思っています。
形式的なやり取りをなくした結果、依頼者側と制作側の距離が不思議と近くなりました。コミュニケーションミスが減り、お互いに仕事が進めやすくなったのは大きな成果です。

それから、Brushupがあればスマホのアプリで進行の確認や指示ができます。もうずっと会社に残って修正指示を待ったり、電車でパソコンを開いて確認したりする必要がありません。

石原さん　新しいツールを導入しただけで安心してはいけなくて、これを機にポジティブな提案として行動やマインドを変えていかなければいけないと思います。メールでやっていたことを、根っこから変えられたのは大きいと感じます。「監修」の古い「慣習」から抜け出せました。精神的に安定していたほうが仕事のパフォーマンスは上がると考えているので、その点でもBrushup導入の効果は高いと感じています。

宗形　最後に、今後の展望も伺えますか。

中谷さん　監修DXを業界のスタンダードにするのが目標です。スタンダードになって生まれた「余白」を、新しいビジネスやプライベートな時間に使えるようになれば、みんながストレスなく働けて、仕事の生産性が上がると考えています。

石原さん　そもそもBrushupは制作レビューツールなので、バリアフリー字幕の制作でも使っていけるように準備しています。監修を、もっと速く、もっと楽しくしたい。変革の輪を、業界全体に広げていけたらと考えています。

宗形　我々Brushupも引き続き業界全体変革のご支援ができればと思います。本日は貴重なお話をしていただき、ありがとうございました！