全国のチラシとDMを少人数でチェック

大和ハウスリアルエステートは、大和ハウスグループの総合不動産会社です。私がいる広報宣伝室では、不動産広告や会社案内の制作をはじめ、各部署が展開する広告宣伝物のチェックと承認管理を一手に担っています。

業務の中心は、チラシとDM（ダイレクトメール）の制作・校正フローです。年間にすると膨大な数のチラシとDMを制作しており、その広告物を数人のチームメンバーで間違いがないか、チェックしています。

不動産広告は宅建業法をはじめ、法律で物件の優良誤認につながる表現は厳しく規制されており、間違いは許されません。一方、現場の担当者が全員そこまで法律を熟知しているわけではありませんので、本部としてのチェック体制をしっかり機能させることがとても重要です。

以前は「PDF手書き＋メール往復」で、見えないことだらけ

Brushupを導入したのは約1年前のことです。それ以前は、自前システムと社内メッセージツールを組み合わせて運用していましたが、課題は山積みでした。

まず、チェックのやり取りがとても煩雑でした。各部署が制作した広告データをPDFで受け取り、Acrobat上で手書きで注記を入れて返す、という方法を取っていました。これがかなり手間のかかる作業で、指摘したい場所に、赤丸を付けたりコメントを書いたりするだけでもひと苦労でした。受け取った側もPDFの修正内容を確認し、転記して直す、という工程が必要でした。

もうひとつの問題は、「誰がどこまで確認しているか」が外から見えないことでした。やり取りが担当者個人のメール・メッセージに閉じてしまっているため、その人が出張や打ち合わせで席を外しているだけで、進捗が止まってしまうのです。

誰かが代わりに対応しようにも、ローカルに保存されたPDFをやり取りしている状態では、現状把握すら難しかった。ステータス管理も「依頼中」「チェック中」「完了」といった粗い区分しかなく、どの修正がどの版に反映されているのか、追いかけるのは至難の業でした。

タイムラインで版管理が一目瞭然に。第三者でも状況を把握できる

そうした長年の課題を改善し、広告チェックの新たな体制を検討するタイミングで、複数のツールを比較選定しました。Brushupに決定した決め手は、制作物の確認・校正・承認までをひとつのツール内で完結できる点でした。「フローだけ」「承認だけ」といった機能特化型のツールもありましたが、それらを組み合わせるよりも、ひとつのプラットフォームで一気通貫に管理できることが、私たちの業務には合っていると判断しました。

実際に使い始めて一番変わったと感じるのは、やり取りの「見える化」です。

Brushup上では、案件ごとにタイムラインが記録されます。何回目のチェックで、どんな指摘があって、どう修正されたか？？その履歴がすべて一覧で確認できるので、担当者が不在でも、別のメンバーが「これは3回目のチェックだから、1つ前の版を参考に見ればいい」と直感的に判断できます。これは本当にありがたい機能です。

指摘を入れる作業自体も、格段に速くなりました。以前はPDFを開いて、Acrobat上でコメントを入力する作業だけで時間がかかっていましたが、Brushupなら画面上に直接書き込めますし、その場で共有されます。「手書きで指示を返すスピードが体感で2倍以上になった」という実感があります。

ステータス管理も、チラシ用とDM用でそれぞれカスタマイズできています。チラシとDMでは承認フローが異なるため、これが別々に設定できることは非常に助かりました。チラシは広告内容のチェックと承認で完結しますが、DMの場合は、送付先リストの確認が必要な別部門がチェックします。「広告OK」と「リストOK」を分けてフラグ管理できるようになったことで、漏れのない承認フローが実現しています。

グループ会社との連携もスムーズに、監査の負担も減った

当社では、法規・広告表記のチェックの一部を、グループ会社の広告代理店に依頼しています。そのため外部の会社のスタッフもBrushup上で作業できる仕組みがあることも、助かっている点です。

また、副次的な効果として、監査対応の効率化も挙げられます。当社では、定期的に、広告が正しい流れに沿って制作されているか、社内監査を行なっています。以前は承認フローの書類とチラシのデータをセットにして紙で保管し、監査の際には現地まで確認に行く必要がありました。今はBrushup上で版管理や指摘・承認の履歴がすべてデジタルで記録されているため、簡単にオンラインで確認できるようになり、監査の負担軽減と書類の保管スペース削減が図れています。

「自動表記チェック機能」も本格活用を開始

また最近では、契約更新のタイミングで、新たにBrushupに実装された「自動表記チェック（辞書機能）」を追加しました。まだ導入から1か月も経っていませんが、すでにチームでテスト運用を進めています。

チラシはそれぞれ支店の担当者が広告の文面を作っているため、用語や表現にばらつきが発生することが避けられません。そこでBrushupに、社内の用語ルールをデータとして登録し、自動的に表記をチェックできるようにしました。これから、辞書の精度を上げながら本格運用に移行していく予定です。

要望としては、画像化されたテキスト（キャッチコピーや見出しなど）にはまだ対応していないため、将来的にOCR機能で対応いただけることを期待しています。不動産チラシの特性上、魅力的なコピーが画像として埋め込まれているケースが多く、そこもチェックの対象にできれば、品質担保の精度がさらに上がると考えています。

全国50部署と本部を直結。直感的な操作で約70名に即座に浸透

現在、Brushupのアカウント数は約70。全国の事務担当者に加え、本部スタッフ、事業部、外部グループ会社の方々が利用しています。

導入当初は、これだけの人数が一斉に使い始めることへの不安もありましたが、マニュアルを整備した結果、操作上で困る声はほぼなくなりました。直感的に操作できるため、みな使っているうちに自然に慣れたようです。

Brushupを使い始めてから、チームの中で「最近、チェック業務が効率よくなってるよね」という話が自然と出てくるようになりました。数値で正確に示すことは難しいですが、フローの見える化と指摘スピードの向上によって、確実に余裕が生まれています。

全国で展開する膨大な数の広告物を、コンプライアンスに配慮しながら少人数でまわしていくためには、プロセスの透明性と効率化が欠かせません。Brushupはその両方を実現してくれるツールとして、私たちの業務に欠かせない存在になっています。