制作ごとのタイムラインで確認漏れ等のミスが激減。過去のやりとりも一目で振り返り可能に

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株式会社アルペン様

リゾート事業部　業務企画グループ
チーフ　鈴村健治さん、宇佐美由布子さん

ゴルフ場やスキー場、キャンプ場などのリゾート施設を展開するアルペンのリゾート事業部では、5年前からパンフレットなどの制作に Brushup を導入しています。

アルペンさんといえば、スポーツ用品やゴルフ用品の販売が有名で、かつて放映されていた冬場のスキー関連のTVコマーシャルはたいへん印象的でした。お二人が所属する「リゾート事業部」では、どんな事業をされているのでしょうか？

鈴村さん　私たちのリゾート事業部では、北海道美唄市や三重県四日市市など全国６カ所にあるゴルフ場と、北海道北広島市のゴルフ練習場、岐阜県郡上市にあるスキー場「ウイングヒルズ白鳥リゾート」、同地にあるキャンプ場や天然温泉、宿泊施設などの運営を行っています。北海道にあるゴルフ場では、冬になると「美唄スノーランド」として本格的なスノーアクティビティも提供しており、近年は世界各国から訪れるインバウンド観光客の人々に好評をいただいています。

Brushup を導入されたのはいつで、きっかけは何だったのでしょうか？

宇佐美さん　Brushup の導入は今から約5年前の2018年です。私たちの事業部では、鈴村がご紹介した各リゾート施設のパンフレットやチラシ、会員の方に送るダイレクトメール、レストランのメニュー、ポスターなど、数多くの制作物を作成しており、Brushup 導入前はその進行管理がとても煩雑でした。

鈴村さん　以前は施設ごとに色分けしたファイルに、見積もりの発注書と進行表、ゲラなどを入れて回覧していましたが、年間400件近い制作物があるため、ファイルが非常に分厚くなり、スペースも取るので管理に苦労していました。また、制作スケジュールはエクセルの表で管理していたのですが、数が多いことから紙に出力すると字が小さくなって読めないほどでした。

宇佐美さん　そこで、少しずつ世の中に広がり始めていた、デジタル校正の導入を検討することにしたんです。その頃、販売促進部でもチラシ作成に某社のシステムを導入しており、そちらを使うことも検討したのですが、導入規模が小さい私たちの事業部ではコストが合いませんでした。それでより私たちの業務に合うシステムをネット検索して探す中で見つけたのが Brushup でした。無料の「お試し期間」で使ってみたところ、UI も直感的ですごくわかりやすく、費用的にもお手頃だったことから導入を決めた、という流れです。

実際に導入してみて、効果はいかがでしたか？

宇佐美さん　大正解でした。以前は、デザインの PDF を各施設の担当者にメールで送って確認してもらっていました。担当者はそれを出力して紙で校正回覧し、支配人に見せて承認をもらったら、私に戻してくれるという業務フローだったのですが、担当者や支配人が出張していたりすると確認までに数日空いてしまうことがありました。また確認者が複数いると、戻しがバラバラのタイミングで来るため、校正を一つにまとめるのも大変でした。細かい直しがたくさん入ると、どうしてもミスが発生します。数万部刷ってしまったパンフにミスが見つかったときは、社員みんなでシール貼りで修正したこともありました。

それが Brushup を導入したことで、業務フローが大幅に改善されました。一つの制作物につき１本の画面のタイムライン上で管理できるので、確認漏れ等のミスがほとんどなくなりました。リゾート施設で働いている方々にとっても、少ないデスクワークの時間中に、出力された紙ベースの制作物を確認する必要がなくなり、出張中や外でもタブレット等で確認できることで「便利になった」と好評です。リゾート施設のパンフレットやチラシは、前年に作成したものを改訂しながら流用することが多く、タイムラインを見れば一目で前年の発注から完成までのやりとりを確認できるのがありがたいです。

導入にあたってハードルなどはありませんでしたか？

宇佐美さん　現場の人たちにとっても、Brushup はわかりやすかったようで、導入は非常にスムーズでした。操作がわかりやすいので、リゾート施設にあるレストランの料理長の方も、料理の写真などを Brushup に自分でアップしてくれます。作業効率はとても高まり、その分、余裕ができた時間を、制作物の工夫に使えるようになりました。

鈴村さん　コスト的には、紙の出力が大幅に減ったことが非常に大きいですね。導入前は、自部署だけで年間約8000枚、コピー機でカラー紙の出力を行っていましたが、Brushup の導入後には、年間300枚にまで減りました。その300枚も実際にメニューとして使うラミネート用の出力で、校正はすべて画面で行うようになっているので、各施設でも相当に出力は減っていると思います。Brushup の年間使用料金は、そのカラー出力のコスト削減分だけで十分にペイできています。最近、紙だけでなく動画の作成の案件も増えているので、今後は Brushup の動画校正機能も活用していきたいですね。