困難を極めていたリモートでの校正作業

農薬は医薬品と同様に、表示義務のある項目が非常に多くなっています。そこに誤りがあると大変ですから、印刷物を制作する際には、かなり綿密な校正や突き合わせをしています。

チラシや技術資料などの印刷物の場合には、出力した一つの校正用紙に順番に何人も赤字を入れていました。しかし、コロナ禍でリモートワークとなり、一つの校正用紙に赤字をまとめることが出来なくなりました。最初はメールで PDF を添付して回覧しましたが、メールで赤字を送ってくる人や PDF にコメントを入れてくる人などバラバラの形式で赤字が戻ってきたそうです。結果、担当者が4〜5人分の赤字を一つにまとめる作業が発生していました。

使いやすくて低コストなBrushupを採用

このままではあまりに効率が悪すぎるということで、いろいろなツールをリサーチしはじめましたが、出版社をターゲットにしたような導入コストの高いものばかりでした。私どもの場合、ショート動画や Webサイトなど、印刷物以外のコンテンツも制作しており、校正したいアイテムが多岐にわたります。「なかなか既存のソリューションでは難しいよね」と半ばあきらめていたところ、たまたま Brushup を見つけました。トライアルをしてみたら、シンプルだし、ブラウザだけで使えるし、コスト面でもエントリーのハードルが低い。「これはいい！」と導入を決めました。

難しい設定が必要なく、素早く使えるのも、Brushup のいいところです。使い方も簡単です。新しい冊子を作るとなったら、20代〜50代の幅広い年代の方や、それこそ知識が豊富なもっと上の年代の方とかにも見てもらうこともあります。それでも、簡易的な使い方を伝えたら、皆さんすぐに使えるようになって「簡単だね」という声ももらっています。

Brushupの導入で複数の組織、関係者間での作業効率が大幅に向上

必要な人だけをゲスト登録して校正を依頼できるところも便利です。毎回全員を登録する必要がなく、「このケースだったらこの人」とピンポイントで依頼できます。

画像や PDF に直接コメントを書き込めるのも、すごく助かっています。社内だけでなく、デザイナーや代理店さんに見てもらい、どんどんコメントを入れてもらっています。最終稿はどれなのかが明確なため、版管理がしやすく、校正・査読の作業効率が大幅に向上しました。

Brushupなら複数の関係者が同時並行で校正作業ができる

校正業務においては、部署によってそれぞれの責任分担が違います。例えば「登録」という部署では、農林水産省に農薬を登録する業務を行っています。公的機関とのやりとりには、定められた表現や表示があり、それが正しく反映されているかを見なければなりません。また、技術普及部では「技術情報が正しく掲載されているか」「この言い回しで誤解が生じないか」を、マーケティング部門ではターゲットに興味・関心を促す有意義な情報が掲載されているか、そして全体的に正しく掲載されているかを、チェックします。いろんな部署を何ヶ月もかけてぐるぐる回っている間に、登録の内容が変更になったり、情報を追加する必要がでてくる……というケースも、少なくありません。

Brushup を導入することで、この校正作業を、複数人が同時並行で行えるようになりました。これはもう、本当に画期的な変革でしたね。

コラボレーション機能で企業間の連携もスムーズ、農薬・製薬業界で広く使ってほしい

パートナーとのコラボレーション機能もよく使います。既に Brushup を使っていた取引先や、これから使おうとしていた取引先があったので、そことの間で共有作業がすぐできました。以前は入った赤字を PDF に出力し、代理店、制作会社に戻していました。PDF で戻す場合、修正やコメントの数が多いと、重なって見えなくなってしまいます。その点、Brushup なら、ゲストアカウントを設定して依頼をすれば、オンラインで全てのコメントを見てもらうことができます。

今後は、コラボレーション機能をもっと活用していきたいと思っています。取引先にも、営業の窓口がいて、ディレクターがいて、デザイナーがいて。もしかすると、デザイナーは外注かもしれない。そのような中で、みんなが同じレベル感で仕事ができたほうが、効率的ですよね。どんなツールを使うかという部分は、競合他社との主戦場ではありませんから。なるべくみんなで同じものを使い合ったほうが、お互いに効率の向上につながるのではないかと考えています。

Brushup は、農薬とか製薬の分野でかなり使えるツールだと思うので、この業界で広まってくれるといいですね。