回覧して手書きで赤入れ校正、集約作業が大変だった

私たちのセクションでは、44ページのカタログに加えて食品・雑貨・ギフト・産直などのさまざまなチラシを毎週15本以上制作しています。当初はそれらの初校・再校・確認校が出るたびに1人がコピー機に張りついて12、3部コピーし、担当部署に回覧校正してもらっていました。手書きの赤字で返ってくるので、担当者が集約して清書しなければいけません。

コロナ禍直後は、届いたデータを PDF 化して担当それぞれにメール添付し、修正箇所があれば共有するスプレッドシートに書き込んでもらう方法を採りました。皆の対応力が高かったので慣れてはきたのですが、ビジュアル情報に対して言葉で修正を指示するのはとてもコツのいる作業でした。

Brushup をメインツールに、校正フローを見直し

その頃にカタログを担当している制作会社さんが導入したのが Brushup です。私たちがそこへログインする形で使い始めました。カタログ初校は Excel にある商品データをフォーマットへ流し込む自動組版で作りますが、初校以降のチェックや変更指示は Brushup で行います。コピーの時間、手間、人件費が減ったほか、携わるスタッフがどこからでも確認できるようになったのは助かりました。

便利なツールなので「これは他の制作会社さんとも一緒に使おう」と考え、私たちが取りまとめるようになったのが2023年6月です。現在はカタログのほかチラシ制作でも導入し、常に50名ほどが Brushup で作業をしています。

現場では制作する媒体の種類が幅広く、校正作業に携わるスタッフもよく入れ替わります。でも Brushup はインターフェイスが直感的で、日本語メニューのおかげでマニュアルがなくても操作の想像がつきます。スタッフの年齢層がやや高めのため反応が心配だったのですが、導入後のアンケートでは「使いやすい」との回答がほとんどでホッとしました。

的確な解決策が提案され、取りまとめの不安を解消

私たちが中心となって Brushup を使おうと思ったとき、一番心配したのが社内外への展開方法です。スタッフのほとんどが在宅になる中、他の制作会社さんも含めて新しいツールを導入しなければいけない。どうすればいいのか悩んだのですが、Brushup の担当の方へ相談すると「講習会やマニュアルを検討しましょう、私たちが最後まで手伝います」とすぐに対応いただけました。これは本当に心強かったです。

事前に数十名が参加するオンライン講習会を主催してもらったおかげで、現場ではスムーズに導入することができました。正直、ここまで対応してもらえるのかとびっくりしました。

今も何か疑問があったらすぐ担当の方からレスポンスがありますし、サーバーも常に安定していて心配なく使えています。制作では校正紙の送り分けも必要なのですが、Brushup なら画面上で「校正してほしい人／見せたくない人」の選択が簡単にできるので管理しやすいです。

導入後に調べたところ、現場では「週あたり15時間分の作業を削減」という結果が出ました。他の人のコメントを確認できるので連絡が重複せずに済む、進捗がすぐ分かる、手書き文字より見やすいなど、数字には出ない日々の細かなストレス解消にも貢献するツールだと感じています。